Berücksichtigen Sie bei Ausschreibungen für Produkte und Dienstleistungen Nachhaltigkeitskriterien. Achten Sie bei der Auswahl von Veranstaltungsagenturen, Dienstleistern und Lieferanten auf deren Kompetenz im Umweltmanagement, z. B. durch EMAS-Zertifizierung. Produkte mit anerkannten Nachhaltigkeitslabels bieten eine einfache Orientierung für eine umweltfreundliche Beschaffung. Nutzen Sie Plattformen wie label-online.de oder siegelklarheit.de, um passende Siegel zu finden und die Nachhaltigkeit der Produkte sicherzustellen. So fördern Sie eine nachhaltige Lieferkette und gestalten Ihre Veranstaltung umweltbewusster.

Schließen Sie bei der Beschaffung folgende Produkte oder Eigenschaften aus:

- Produkte, deren Verwendung nach EU- oder deutschem Recht aus Umwelt- oder Gesundheitsschutzgründen verboten ist.

- Einweggeschirr und Einwegbesteck in Kantinen sowie bei Veranstaltungen.

- Wegwerfprodukte, also einmal verwendbare oder kurzlebige Produkte von minderer Qualität.

- Produkte, die Asbest, PVC, Schwermetalle oder andere Schadstoffe enthalten, wie auch Holz mit schädlichen Schutzanstrichen oder chlorhaltige Reinigungsmittel.

- Geräte für Heißgetränke, die Portionsverpackungen nutzen (z. B. Kaffeekapselmaschinen).

Spenden Sie nicht verwendete oder übrig gebliebene Lebensmittel an die örtliche Tafel, um Menschen in Not zu unterstützen. Dies reduziert Lebensmittelverschwendung und fördert soziale Gerechtigkeit. Bitte beachten Sie, dass die Tafel nur unverarbeitete und nicht abgelaufene Produkte annimmt.

Beteiligen Sie sich an Foodsharing-Initiativen, indem Sie überschüssige Lebensmittel teilen. So tragen Sie zur Reduzierung von Lebensmittelverschwendung bei und fördern nachhaltigen Konsum in der Gemeinschaft. Foodsharing nimmt auch bereits zubereitete, aber noch verwertbare Lebensmittel an.

Verzichten Sie auf Flyer. Verzichten Sie auf Give-aways oder nutzen Sie nur qualitativ hochwertige Produkte, bei denen von einer langen Nutzungsdauer auszugehen ist. Kommunizieren Sie diese Vorgabe auch an Ihre Partner.

Setzen Sie eine verpflichtende, ausschließliche Verwendung von Mehrwegbechern für alle Getränke wie Bier, Softdrinks, Wasser etc. um. Handhaben Sie dies – falls relevant – genauso bei Glühwein, Kaffee und Tee. Mehrwegbecher kommen in allen Bereichen zur Anwendung, d. h. in den Sportstätten und an allen Veranstaltungsorten, aber auch an Verkaufsständen bzw. bei „fliegenden Händlern“ in deren Umfeld bzw. an ausgeschilderten Zuschauerwegen.

Reduzieren Sie bei der Speisenausgabe im Zuschauendenbereich Verpackungsmengen durch folgende Maßnahmen (Beispiele):

- Pack´s ins Brot: Bratwurst, Schnitzel etc. werden im Brötchen ausgegeben, ohne z. B. einen Pappteller/eine Pappunterlage.

- Pizzastücke werden auf einer Serviette ausgegeben.

- Pommes Frites, Popcorn etc. werden in einer Papiertüte ausgegeben (wichtig: ohne Kunststoffbeschichtung; möglichst maximales Gewicht oder maximale Größe angeben).

- Eis wird in einer Waffel ausgegeben.

- Brezeln und andere Backwaren werden ohne Verpackung ausgegeben.

- Servietten sind unbeschichtetet, unbedruckt und kompostierbar.

- Werden Verpackungen nicht durch Maßnahmen wie Pack‘s ins Brot, Ausgabe in/auf Servietten oder Papiertüten minimiert, muss ein Mehrwegsystem verwendet werden.

- Kunststoffeinwegverpackungen sind grundsätzlich nicht zulässig.

Geben Sie Speisen und Getränke in Medien-/Helferzentren, in Cafeterien, im Staff Bistro etc. sowie in Hospitalitybereichen (Buffet, Service am Tisch oder Kantinenbetrieb) ausschließlich mit Mehrweggeschirr (Porzellanteller/-tassen etc., Metallbesteck, Gläser) aus.

Organisieren Sie die Medienzentren papierfrei. Stellen Sie dafür alle Infos, Pressemitteilungen, Briefings etc. ausschließlich über einen digitalen Medienkanal bereit.

Bevorzugen Sie das Mieten von z. B. Equipment, Materialien und Fahrzeugen gegenüber einem Kauf, falls die voraussichtliche Nutzung kürzer als die erwartete Lebensdauer des Produkts ist. Nehmen Sie dieses Prinzip in die Beschaffungsrichtlinie auf.

Nehmen Sie in Ihre Beschaffungsrichtlinie das Prinzip „Qualität statt Quantität" auf und sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden dafür, die Mengen zu hinterfragen. Dies spart auch Kosten.

Setzen Sie umweltfreundliche Papierprodukte ein, z. B. Produkte mit dem Blauen Engel DE-UZ 65 „Ungebleichte Koch- und Heißfilterpapiere“ sowie Servietten und Küchenrollen mit dem Blauen Engel DE-UZ 5 „Hygiene-Papiere aus Altpapier“. Verwenden Sie grundsätzlich 100 % Recyclingpapier, das den Kriterien des Blauen Engels entspricht. Nehmen Sie dies in Ihre Beschaffungsrichtlinien auf.

Verwenden Sie beim (temporären) Bauen nur gesundheitlich unbedenkliche Materialien. Gesundheitsgefährdende Problemstoffe können in Bodenbelägen und deren Klebstoffen, Wandelementen/-verkleidungen, Farben und Lacken sowie Dämmstoffen (Faserproblematik) enthalten sein. PVC (Problematik von toxischen Stoffen bei der Herstellung, im Brandfall und bei der Entsorgung), Asbest, Formaldehyd, Schwermetalle und andere Problemstoffe unbedingt vermeiden. Hilfestellung bei der Produktwahl kann Der Blaue Engel geben.

Sie können bei der Beschaffung von nachhaltigen Produkten auf eine Reihe von Kriterien achten, die Ressourcen und die Umwelt schützen. Hier einige Leitlinien, die Sie dabei unterstützen:

- Materialeinsatz: Bevorzugen Sie Recyclingmaterialien und nachwachsende Rohstoffe wie Holz oder Papier. Vermeiden Sie Materialien mit hohem CO2-Fußabdruck und setzen Sie z. B. eher auf Kunststoffe statt auf Aluminium.

- Energieverbrauch: Achten Sie auf Produkte, deren Energieverbrauch regulierbar ist, wie Geräte mit Energiesparmodi.

- Gesundheit und Umwelt: Vermeiden Sie umwelt- oder gesundheitsgefährdende Stoffe.

- Langlebigkeit: Wählen Sie Produkte, die reparierbar, langlebig und mit Herstellergarantie ausgestattet sind.

- Recyclingfreundlichkeit: Achten Sie auf eine recyclinggerechte Konstruktion mit leicht lösbaren Verbindungen und geringen Materialvielfalt.

- CO2-Emissionen und Transport: Priorisieren Sie Produkte aus regionaler Herstellung mit niedrigeren Transportemissionen.

- Batterien und Energiequellen: Setzen Sie bevorzugt auf Produkte mit Netzanschluss oder aufladbaren Batterien.

Wenden Sie bei der Beschaffung von Branding- und Signage-Produkten die folgenden Auswahlkriterien an:

- Reduktion von umwelt- oder gesundheitsgefährdenden Stoffen im Produkt.

- Ressourcenschonender Materialeinsatz, z. B. durch Recyclingmaterialien oder nachwachsende Rohstoffe.

- Langlebigkeit der Produkte, einschließlich hoher Qualität, Reparierbarkeit, Ersatzteilversorgung und Update-Fähigkeit.

- Recyclinggerechte Konstruktion, z. B. lösbare Verbindungen, geringe Materialvielfalt und klare Kennzeichnung von Kunststoffen.

- Produkte aus regionaler Herstellung bevorzugen.

- Achten Sie auf Umweltlabel wie EMAS oder andere anerkannte Zertifizierungen.

Setzen Sie Re- und Upcycling-Konzepte um, indem Sie nicht wiederverwendbare Materialien sinnvoll weiterverarbeiten. Z. B. können Fahnen und Banner zu Taschen werden. Auch Sitzkissen oder Tribünenverkleidungen von Sportevents lassen sich nach der Veranstaltung in neue Produkte umwandeln. So werden eine sinnvolle Nachnutzung und die Reduktion von Abfall gefördert.

Geben Sie Materialien und Equipment nach dem Event an z. B. NPOs, Bildungseinrichtungen, andere Sportveranstalter, Sportvereine oder -verbände sowie Materialinitiativen weiter.

Falls Sie Ihre Mitarbeitenden projektbasiert angestellt haben: Unterstützen Sie diese dabei, eine Anschlussbeschäftigung in der Eventbranche zu finden. Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden Kontakte in Ihrem beruflichen Netzwerk vor und empfehlen Sie sie aktiv an Unternehmen und Organisationen innerhalb der Eventbranche weiter, die ähnliche Qualifikationen benötigen. Bieten Sie Beratungsgespräche oder ein kurzes Coaching an, um die individuellen Stärken und Karriereziele zu analysieren. So können Sie gemeinsam passende Tätigkeitsfelder oder Zielunternehmen in der Eventbranche identifizieren. Verfassen Sie aussagekräftige Empfehlungsschreiben oder stellen Sie ein Zeugnis aus, das die speziellen Fähigkeiten und Erfolge der Mitarbeitenden im Projekt betont, um ihre Chancen auf eine Anschlussbeschäftigung zu verbessern.

Konstruieren Sie jegliche Bauteile, Baukonstruktionen, Infrastruktur sowie auch möglicherweise speziell neu geplante Sonderbauten, -bauteile und -einrichtungen mit Blick auf Langlebigkeit und Weiterverwendung reparaturfreundlich sowie wartungsarm. Verwenden Sie langlebige Materialien (UV-und Witterungsbeständigkeit) und lösbare Verbindungen (erreichbare Schrauben).

Errichten Sie sämtliche temporären Bauten [(Essens-)stände, Bühnen/„LED-Wände“, Commercial Display, „Hospitality“ (gehobene Gastronomie) etc.] komplett aus möglichst gemieteter Systembauweise, Zelten, Containern, Trucks etc. Sorgen Sie für eine komplette Wiederverwendung, ohne dass Bauteile, Innenausstattung, Einrichtungsgegenstände, Dekoration etc. als Abfall anfallen.

Verwenden Sie grundsätzlich bestehende Stände, Zelte, Container etc., d. h., auf eine Neuherstellung (insbesondere von „Sonderanfertigungen“) wird möglichst verzichtet. Im Falle einer Neuherstellung muss eine Nachnutzung nachgewiesen werden. Eine prinzipielle Wiederverwendbarkeit reicht nicht aus.

Mieten Sie ein Bestandsbüro für die Organisation der Veranstaltung (ggf. unter Anforderungen an die Nachhaltigkeit der Immobilie).

Geben Sie Gästen die Möglichkeit, übrig gebliebene Lebensmittel mitzunehmen („Reste-Boxen" bereitstellen), und informieren Sie sie darüber. Geben Sie übrig gebliebene Lebensmittel auch an Mitarbeitende, freiwillig Engagierte etc. weiter, z. B. in bereitgestellten Behältern.

Arbeiten Sie mit lokalen Unternehmen für Dienstleistungen z. B. aus dem Bereich Broadcast, Audiodeskription, Marketing und IT zusammen, um die regionale Wirtschaft zu stärken und nachhaltige Lieferketten zu ermöglichen.

Stellen Sie sicher, dass ein Rücknahmesystem für Badges/Namensschilder vorhanden und deren Wiederverwendung gewährleistet ist. Achten Sie bei Akkreditierungen/Zugangspässen/Ausweisen auf Wiederverwendbarkeit und Recyclingfähigkeit bzw. setzen Sie digitale Lösungen um.

Verwenden Sie klassische Schiefertafeln mit Kreide. Verwenden Sie Preistafeln von Getränkepartnern, die nach dem Event weiterverwendet werden dürfen. Eventuell können auch digitale Preistafeln angeschafft und verwendet werden (Allerdings sind diese vermutlich teuer und verbrauchen zudem Strom, auch wenn man dadurch Abfall vermeidet.). Vermeiden Sie spezifische Preisschilder (Speisen, Getränke) für die Sportveranstaltung, die potenziell nicht weiterverwendbar sind.

Verwenden Sie Wegweiser mit wiederverwendbarem „Gerüst", sodass nur das Schild/Poster ausgetauscht werden muss.

Die Verwendung eines digitalen Wegweisers/einer digitalen Wegweistafel kann eine Option zur Abfallvermeidung darstellen. Allerdings sind diese teuer, zudem müssen entsprechende technische Anschlussmöglichkeiten gegeben sein (alternativ mit Solarbetrieb). Aus Umweltsicht ist eine Abwägung zwischen Abfallvermeidung im Vergleich zu Stromverbrauch und potenziell höherem Ressourcenverbrauch notwendig.

Achten Sie bei der Materialauswahl – falls möglich – auf die Herstellung aus Recyclingmaterial. Achten Sie bereits bei der Planung und Materialauswahl darauf, dass die verwendeten Materialien gut für eine spätere Nachnutzung geeignet sind.

Nachnutzung: Führen Sie die Materialien einer Weiterverwendung/Second-Life-Projekten/Upcycling zu (z. B. durch Materialinitiativen). Falls dies nicht möglich ist, sollen die Materialien möglichst einem hochwertigen werkstofflichen Recycling zugeführt werden.

Freiwillig Engagierte haben die Möglichkeit, Volunteerkleidung, die sie nach dem Event nicht mehr benötigen, zurückzugeben. Diese wird für einen guten Zweck gespendet.

Halten Sie das Motto „Klasse statt Masse!“ in der Beschaffungspolicy fest. Dieses beinhaltet die Herstellung qualitativ hochwertiger, langlebiger, reparatur- und recyclingfähiger Produkte.

Beschaffen Sie – wo möglich – Materialien zur Ressourcenschonung als Secondhand-Produkte (z. B. gebrauchte Laptops).

Verzichten Sie auf Einweg-Papierhandtücher und verwenden Sie stattdessen Baumwollhandtücher/-rollen.

Vermeiden Sie Transport-, Um- und Verkaufsverpackungen beim Catering und bei allen anderen Lieferanten. Waren werden in Großgebinden oder ohne Einwegverpackung beschafft und angeliefert. Minimieren Sie Verkaufsverpackungen bei allen Produkten und verwenden Sie umweltfreundliche, recyclingfähige Verpackungen. Achten Sie z. B. darauf, dass Trikots, T-Shirts etc. nicht einzeln verpackt in Plastikfolie verkauft werden (Fanshops). Es besteht grundsätzlich eine Rücknahmepflicht der Verpackungen durch die Lieferanten. Vorgaben für die gesamte Lieferkette sind erforderlich. Entwickeln Sie spezifische Lösungen in Absprache mit Herstellern/Lieferanten (lokal, regional und überregional).

Verwenden Sie abfallarme Verpackungen, d. h., kaufen Sie z. B. Großgebinde statt Portionsverpackungen (Senf-, Ketchup-, Mayonnaise- und Zucker-Spender statt Tütchen) und schenken Sie Kaffeesahne in Kännchen aus.

Berücksichtigen Sie bei der Speisenauswahl (im Zuschauendenbereich) die Vermeidung und Minimierung von Verpackungsabfällen. Setzen Sie folgende Hierarchie um: 1. ohne Geschirr essbar, 2. geeignet für Mehrweg, 3. möglichst wenig (Einweg-)Verpackung, 4. regional und saisonal. Bei bestimmten Speisen sind Abfälle nicht vermeidbar, z. B. Schalen bei Bananen, Kern bei Äpfeln.

Geben Sie dort, wo (im Zuschauendenbereich) Besteck erforderlich ist, dieses möglichst als Mehrwegbesteck aus. Backstage sowie in Kantinen, im Hospitalitybereich etc. wird grundsätzlich nur Mehrwegbesteck verwendet.

Verwenden Sie für die gesamte Innenausstattung (Möbel, Raumteiler, Böden, Theken etc.), die Elektro-Infrastruktur, Rohre etc. sowie im Zusammenhang mit Geräten (Kühlschränke, Kaffeemaschinen, Computer etc.) Leihmaterial. Leihmaterial gibt es auch für die Dekoration. Verzichten Sie auf Dekoration und andere Materialien, die nicht weiterverwendet wird/werden.

Verwenden Sie auch Teppiche möglichst als Leihmaterial (Teppiche können potenziell nach einmaliger Verwendung als Abfall anfallen.). Falls kein Leihen möglich ist, sollten die gebrauchten Teppiche (in anderen Anwendungsbereichen) weiterverwendet werden.

Verwenden Sie – wann immer möglich – Mietmaterial (ohne Branding). Für die Abdeckung von Zäunen kann auch Material ohne Branding bzw. Branding nur in größeren Abständen eingesetzt werden. Generell gilt: Reduzieren Sie die Mengen an Fahnen, Bannern etc. so weit wie möglich (z. B. nur Fahnen, nur an jedem zweiten Fahnenmast). Der Sichtschutz für z. B. die Sammelstelle der Abfallcontainer kann ohne Branding auskommen.

Achten Sie bereits bei der Planung und Materialauswahl darauf, dass die ausgewählten Materialien für eine spätere Nachnutzung gut geeignet sind. Achten Sie – falls möglich – bei der Materialauswahl auf die Herstellung aus Recyclingmaterial.

Nachnutzung: Führen Sie Fahnen, Banner, Sichtschutz/Abdeckung von Zäunen etc. einer Weiterverwendung/Second-Life-Projekten/Upcycling zu (z. B. Taschen, Unterlage für Graffiti). Für das Upcycling und die Weiterverwendung sind entsprechende Abnehmer zu suchen (z. B. Materialinitiativen, NGOs, Schulen).

Beschaffen Sie die Getränke ausschließlich in Mehrwegsystemen: Bierfässer, Zapfanlagen, Mehrwegkisten und -flaschen (Säfte, Mineralwasser, Limonaden etc.). Es werden keine Einwegflaschen und keine Flaschen in Kartonagen oder eingeschweißt in Folie angeliefert. Außnahmen stellen Sektflaschen und – falls nicht möglich – Weinflaschen (bitte prüfen) dar.

Im gesamten Stadtgebiet des Austragungsortes werden Betreiber von Kiosken, Fastfood-Restaurants, Biergärten u. Ä. dafür sensibilisiert, ausschließlich Mehrwegbecher auszugeben. Dies gilt insbesondere während der Sportveranstaltung, soll aber möglichst bereits davor eingeführt und dauerhaft weitergeführt werden.

Soweit eine Mehrwegpflicht bei Veranstaltungen auf öffentlichem Gelände der Stadt noch nicht geregelt ist, sollte diese in der Abfallsatzung (wie z. B. in München und Nürnberg), in einer Beschaffungs-Verordnung oder -satzung (wie in Berlin) oder speziell in einer Satzung zu Großveranstaltungen (z. B. Marktsatzung in Weimar) festgeschrieben werden. Dabei sollten alle erlaubten Behältnisse zur Getränke- und Speisenausgabe explizit aufgeführt werden. Beispiel: ausschließlich bepfandete Mehrwegbehältnisse mit Ausnahme von unbeschichteten, unbedruckten und kompostierbaren Servietten und Papiertüten (z. B. für Pommes; maximales Gewicht oder maximale Größe angeben). Eine Regelung für bestehende Pachtverträge für Standbetreiber, z. B. im Stadionumfeld oder für Caterer im Stadion, sollte aufgenommen werden. Bei einer Rückwirkung auf bestehende Verträge muss sichergestellt werden, dass die Änderung zumutbar (Kosten, Umsatz) und die Übergangszeit ausreichend ist. Es ist außerdem zu beachten, dass eine Beschaffungssatzung nur gegenüber der Verwaltung gilt. Deshalb ist zusätzlich oder alternativ eine Ergänzung in der Abfallsatzung oder – noch besser – eine eigene Satzung zu Großveranstaltungen zu empfehlen.

Unterstützen Sie die Entwicklung einer „Kreislaufwirtschaftsbewertung" bei großen Veranstaltungen, indem Sie Forschungseinrichtungen Referenzwerte und Daten bereitstellen, die zur Reduzierung der Abfallproduktion und zur Steigerung der Kreislaufwirtschaft in der Zukunft verwendet werden können.

Qualitätssicherung der angebotenen Produkte und Dienstleistungen durchführen

Bei wiederkehrenden Veranstaltungen: Verwenden Sie Materialien, Beschilderung, Sportequipment, Deko, etc. erneut.

Bieten Sie das Scannen von Flyern, Informationen, Broschüren etc. mittels (Bar)code an und verzichten Sie auf gedruckte Versionen dieser Produkte (z. B. in Mediencentern oder an Ständen von Sponsoren).

Bieten Sie Informationen und Inhalte von Broschüren, Zeitungen und Flyern digital auf einer App oder Website an. Dadurch können Broschüren, Zeitungen etc. in Printform reduziert bzw. komplett vermieden werden. Auch die Wegweisung kann mittels App erfolgen (zusätzliche Infos auf Websites) und dadurch die Anzahl an Wegweisern und Wegweistafeln reduziert werden. Zusätzlich zu einer App des Veranstalters können auch potenzielle Apps der Austragungsorte etc. verwendet werden.

Reduzieren Sie den Papierverbrauch, indem ein doppelseitiger Druck und eine Eco-Druck-Einstellung als Standarddruck definiert sind. Sensibilisieren Sie das Team, nur das Nötigste zu drucken, kleine Textgrößen zu wählen oder mehrere Seiten pro Blatt zu drucken. Einseitig bedruckte Fehldrucke können als Notizblätter und Probedrucks wiederverwendet werden.

Verwenden Sie für temporäre Bauten Baustoffe aus recycelten oder nachwachsenden Rohstoffen.

Nutzen Sie Secondhand-Plattformen oder lokale Netzwerke, um benötigtes Material gebraucht zu erwerben. Nehmen Sie die Prüfung dieser Option in Ihre Beschaffungsrichtlinien auf oder kommunizieren Sie dies an Ihr Team.