Akquise: Es wurden spezifische Ehrenamtsbereiche mit klaren Aufgabenbeschreibungen einschließlich Schichtdauer und benötigter Anzahl an Ehrenamtlichen definiert. Eine zentrale Datenbank dient als Kommunikationsplattform und ermöglicht sowohl den Ehrenamtlichen als auch der Organisation jederzeit einen transparenten Überblick.

Vorbereitung: Die Ehrenamtlichen erhalten über die Plattform sowie per E-Mail detaillierte Aufgabenbeschreibungen. Zudem gibt es sogenannte Ressortleiter:innen (Lead Volunteers), die besonders intensiv gebrieft werden. Für diese Lead Volunteers findet vor dem Event eine Sitzung mit Arbeitsphase zum Austausch und anschließendem gemeinsamen Abendessen statt.

Umsetzung: Während der Veranstaltung ist das Volunteer-Management mit drei Mitarbeitenden vor Ort und steht im kontinuierlichen Austausch mit den Ressortleiter:innen. Alle Volunteers werden mit entsprechender Ausrüstung und Verpflegung ausgestattet.

Nachlese: Alle Ressortleiter:innen übermitteln dem Volunteer-Management einen Feedbackbogen. Darüber hinaus findet nach dem Event eine weitere Ressortleiter:innensitzung statt, um die Veranstaltung gemeinsam zu reflektieren. Dieses zweite Treffen dient in erster Linie der Wertschätzung des Engagements.

Weiterbildungsangebote und Wertschätzung: Ehrenamtliche, die sich über viele Jahre hinweg engagieren, werden in eine „Hall of Fame“ aufgenommen. 

An Weihnachten wird als Dankeschön (mit hauptamtlichen MA als freiwillige Helfer) eine Feier für alle Ehrenamtlichen veranstaltet. Für das leibliche Wohl wird gesorgt. Zudem gibt es eine Tombola und die Möglichkeit für die Ehrenamtlichen, Restbestände des Event-Merchandise gegen eine Spende zu erwerben.

Darüber hinaus wurde den Ehrenamtlichen rund um das Event ein kostenfreies digitales Lernangebot zum Thema Nachhaltigkeit bei Sportveranstaltungen zur Verfügung gestellt. Insgesamt nahmen 829 Volunteers teil; 81 % von ihnen erhielten nach erfolgreichem Abschluss ein Zertifikat als Anerkennung ihres Engagements. Bezogen auf insgesamt 5.700 Ehrenamtliche entspricht dies knapp 12 %.

Generell besteht bei dem Event ein hoher Bedarf an ehrenamtlichem Engagement. Gleichzeitig engagieren sich zahlreiche Ehrenamtliche bereits seit mehreren Jahren bei der Veranstaltung und haben sich in dieser Zeit eine wertvolle Expertise aufgebaut.

Ziel des strukturierten Volunteer-Managements ist es daher, neue Ehrenamtliche für ein Engagement zu gewinnen sowie bestehende Ehrenamtliche und deren Expertise langfristig zu erhalten.